Ein Mail-Server ist eine Software, die Nachrichten und Mitteilungen empfangen, senden, zwischenspeichern und weiterleiten kann. Die Nachrichten können von E-Mail-Clients abgerufen und bearbeitet werden. Mail-Server fungieren als Mail Transfer Agents ( MTA), die die gespeicherten Nachrichten mit dem Simple Mail Transfer Protocol ( SMTP) zum nächsten Mail-Server weiterleiten, bis hin zu dem Mail-Server in den sich der empfangende Benutzer mit seiner E-Mail-Adresse eingeloggt hat.
Benutzer können sich über ihren E-Mail-Account mit der E-Mail-Adresse auf E-Mail-Server zugreifen. Die Mail-Adresse beinhaltet die Hostadresse, häufig die eines Providers, und die Länderkennzeichnung, die Top Level Domain ( TLD). Die von einem E-Mail-Client an einen E-Mail-Server gesendeten E-Mails werden solange zwischengespeichert bis sie vom Empfänger abgeholt werden. Dies erfolgt mit dem Post Office Protocol ( POP) oder dem Internet Message Access Protocol ( IMAP). Der E-Mail-Client muss sich über seinen E-Mail-Account in seinen Mail-Server einloggen.
Das Einloggen in Mail-Server kann in der Regel mit dem vom Benutzer bevorzugten Client erfolgen, der dafür keinen speziellen E-Mail-Client benötigt. Viele Mail-Server bieten Client-Software an, mit der ein direkter Zugriff über den Web-Browser möglich ist. Für die Authentifizierung der Benutzer haben viele Mail-Server eigene Datenbanken mit den Zugriffsdaten. Die meisten Mail-Server unterstützen den Datenbankzugriff mit Open Database Connectivity ( ODBC), das Lightweight Directory Access Protocol ( LDAP) für den Zugriff auf Internet-Verzeichnisdienste, sowie Active Directory Service ( ADS) und Secure Socket Layer ( SSL) für die Authentifikation.
Ein wichtiger Aspekt von Mail-Servern ist die E-Mail-Sicherheit mit dem Schutz vor Viren, Spams und Hackern. Mail-Server haben Spamfilter mit denen sie Spams kenntlich machen und Virenscanner mit denen sie Viren-belastete Mails sperren.