Der Begriff Mailbox-Radio entstand aus einem Projekt des Instituts für Rundfunktechnik (IRT), das in Zusammenarbeit mit verschiedenen Rundfunkanstalten die Idee des Podcasts mit den traditionellen Übertragungstechniken des Rundfunks zu einem Mehrwertdienst für den Digital-Rundfunk kombinierte.
Vom Konzept her arbeitet ein Mailbox-Radio wie ein normales Radio und kann die übertragenen Sendungen direkt wiedergeben. Durch die Mailbox-Radio-Funktion können die einzelnen Programmbeiträge, die in komprimierter Form im MP3-Dateiformat übertragen werden, in einem Speicher gespeichert und kategorisiert werden. Für die Speicherung müssen die Mailbox-Radios Speicher oder Speicherkarten haben. Für die Kategorisierung sorgt die Rundfunkanstalt, die jeden Programmbeitrag mit einem Tag markiert. Diese Tags erlauben es dem Benutzer aus der Vielzahl der Programmbeiträge seine individuellen zu speichern und zu verwalten.
Das zeitlich versetzte Aufrufen und Abspielen der Beiträge aus seiner Programm-Mailbox wird durch die Markierungen möglich. Die darin enthaltenen Zusatzinformationen kennzeichnen den Beginn und das Ende eines Programmbeitrags, den Titel, Interpreten, die Sendeanstalt usw. Die komprimierten Audiodateien und die Zusatzinformationen werden in einem separaten Datenkanal übertragen, letztere mittels Dynamic Label Service ( DLS), das auch im Digital-Rundfunk ( DAB) benutzt wird.
Das Mailbox-Radio hat für den Benutzer den Vorteil, dass er seine Programmbeiträge filtern kann und nur die speichert, die für ihn von Interesse sind.