Ein Messaging- Server ist eine Software, die Nachrichten und Mitteilungen so behandelt und formatiert, dass sie von Messaging- Clients bearbeitet werden können. Der Messaging-Server bearbeitet die Mitteilungen, speichert sie und überträgt sie zwischen zwei oder mehreren Anwendungen unter Benutzung einer Messaging API ( MAPI).
Den im Messaging-Server zwischengespeicherten Mitteilungen können Prioritäten zugewiesen werden nach denen sie abgearbeitet werden.
Eine typische Messaging-Server-Anwendung ist Exchange von Microsoft. Die Software residiert auf dem Messaging-Server und routet Mitteilungen, in der Reihenfolge wie sie eintreffen. Je nachdem, ob die Mitteilungen zu lokalen oder entfernten Empfangsstellen geroutet werden müssen, kann dies unmittelbar nach Erhalt der Message erfolgen, oder der Messaging-Server fragt weitere Server in der Umgebung ab. Wenn der Messaging-Server nicht ermitteln kann, wohin die Mitteilung geschickt werden soll, sendet er einen Verzögerungshinweis zurück zum Ursprungs-Server. Dadurch weiß der Benutzer, dass der Messaging-Server Probleme bei der Zustellung hat und dass er versucht diese zu beheben.